重慶市交通局關(guān)于印發(fā)《重慶市公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》的通知

　　渝交規(guī)〔2023〕6號(hào)

　　各區(qū)縣（自治縣）交通局、兩江新區(qū)城市管理局、萬(wàn)盛經(jīng)開(kāi)區(qū)交通局、高新區(qū)城市建設(shè)事務(wù)中心，市公路事務(wù)中心、交通執(zhí)法總隊(duì)、交通規(guī)劃和技術(shù)中心，各有關(guān)單位：

　　現(xiàn)將《重慶市公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》印發(fā)你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

　　重慶市交通局    

　　2023年8月3日    

　　重慶市公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范重慶市公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，確保公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，更好地為公路建設(shè)事業(yè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《交通檔案管理辦法》等規(guī)定，結(jié)合重慶市實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于由全市各級(jí)交通主管部門(mén)審批的新建、改建和擴(kuò)建公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。

　　第三條 本辦法所稱公路建設(shè)項(xiàng)目文件，是指在公路建設(shè)項(xiàng)目中，自項(xiàng)目立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）至竣工驗(yàn)收全過(guò)程產(chǎn)生的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理等基本情況的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。

　　本辦法所稱公路建設(shè)項(xiàng)目檔案，是指建設(shè)單位及其他參建單位按照項(xiàng)目檔案組卷要求，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理并歸檔的對(duì)工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的項(xiàng)目文件。

　　本辦法所稱參建單位，是指參與公路項(xiàng)目建設(shè)的所有單位，包括建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試驗(yàn)檢測(cè)、設(shè)備制造等單位。

　　本辦法所稱市級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目，是指由市交通主管部門(mén)審批施工圖設(shè)計(jì)或指定由市級(jí)負(fù)責(zé)監(jiān)管的公路建設(shè)項(xiàng)目。

　　第二章 管理職責(zé)及工作要求

　　第四條 各級(jí)交通主管部門(mén)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，依法對(duì)所轄公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行管理，同時(shí)接受公路建設(shè)項(xiàng)目所在地上級(jí)和同級(jí)檔案主管部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條 重慶市交通工程檔案館負(fù)責(zé)全市公路建設(shè)項(xiàng)目檔案行業(yè)管理事務(wù)性工作；承擔(dān)市級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記辦理、檢查指導(dǎo)、接收保管等，對(duì)市級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)區(qū)縣（自治縣）交通主管部門(mén)管轄的公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　區(qū)縣（自治縣）公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)職責(zé)承擔(dān)本轄區(qū)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。

　　第六條 建設(shè)單位的職責(zé)：

　?。ㄒ唬┙ㄔO(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)上接受交通主管部門(mén)和檔案主管部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　?。ǘ┙⒔∪?xiàng)目檔案管理制度，負(fù)責(zé)對(duì)其他參建單位項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，組織檔案初步驗(yàn)收工作，組織項(xiàng)目檔案人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作。

　?。ㄈ┴?fù)責(zé)本單位形成的項(xiàng)目文件及立項(xiàng)審批、勘察、設(shè)計(jì)、科研文件等外部文件的收集、整理和歸檔工作；負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、保管、利用和移交工作。

　　第七條 其他參建單位職責(zé)：

　?。ㄒ唬┌凑招袠I(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及建設(shè)單位的相關(guān)要求，負(fù)責(zé)本單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各種文件的收集、整理和歸檔工作，并按要求向建設(shè)單位進(jìn)行移交。

　?。ǘ┍O(jiān)理單位應(yīng)對(duì)所監(jiān)理的設(shè)計(jì)、施工等其他參建單位項(xiàng)目文件形成、收集和整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在檔案初步驗(yàn)收前向建設(shè)單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見(jiàn)。

　　第八條 公路建設(shè)項(xiàng)目的參建單位應(yīng)高度重視項(xiàng)目檔案工作：

　?。ㄒ唬└鲉挝粦?yīng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與項(xiàng)目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備滿足項(xiàng)目檔案管理工作需要的檔案人員，檔案人員應(yīng)經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在項(xiàng)目建設(shè)期間保持穩(wěn)定。

　?。ǘ┕方ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理工作費(fèi)用應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)與管理的概算、招投標(biāo)和各項(xiàng)合同之中，并將檔案管理工作納入工程合同管理。建設(shè)單位與其他參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門(mén)條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。檔案工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)專款專用。

　?。ㄈ╉?xiàng)目檔案工作應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)，將項(xiàng)目文件的形成、積累、整理和歸檔工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，建立、完善相應(yīng)的檢查及考核措施；建立健全有關(guān)業(yè)務(wù)制度，保證檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，并保證項(xiàng)目文件材料收集完整、整理規(guī)范和保管安全；建立單獨(dú)的檔案室或庫(kù)房，配備設(shè)施設(shè)備。

　?。ㄋ模┙ㄔO(shè)單位應(yīng)做好項(xiàng)目檔案管理登記工作，分別于開(kāi)工后6個(gè)月內(nèi)和檔案通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目檔案管理登記，保證登記全面、填報(bào)準(zhǔn)確、上報(bào)及時(shí)。

　?。ㄎ澹?duì)于市級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目檔案信息化納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和項(xiàng)目管理信息化建設(shè)，并納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗(yàn)收要求。其他參建單位應(yīng)按要求開(kāi)展項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理工作，并保障項(xiàng)目電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。鼓勵(lì)其他項(xiàng)目根據(jù)需求開(kāi)展信息化工作。

　　第三章 項(xiàng)目文件的形成、收集與整理

　　第九條 項(xiàng)目文件編制應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整準(zhǔn)確、清晰整潔、編號(hào)規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求；歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件，因故用復(fù)制件歸檔時(shí)，應(yīng)進(jìn)行說(shuō)明或加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。

　　第十條 竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制，編制完成后由監(jiān)理單位進(jìn)行審核、建設(shè)單位進(jìn)行復(fù)核?？⒐D應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)竣工時(shí)的實(shí)際情況。

　　第十一條 工程重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、建設(shè)過(guò)程中的工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應(yīng)形成照片和視頻文件，圖像電子文件、視頻電子文件應(yīng)主題突出、曝光準(zhǔn)確、影像清晰。

　　第十二條 項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、具有查考價(jià)值的各種形式和載體的項(xiàng)目文件均應(yīng)收集齊全。

　　第十三條 項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類(lèi)科學(xué)，組卷合理，便于保管和利用。

　　第十四條 項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及驗(yàn)收等全過(guò)程的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，滿足項(xiàng)目建設(shè)管理和運(yùn)行維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

　　第十五條 市級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍（含進(jìn)館范圍）、整理細(xì)則由市交通主管部門(mén)另行規(guī)定。

　　第四章 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

　　第十六條 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收包括階段性檢查、初步驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收三個(gè)階段。

　　第十七條 階段性檢查是由公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)組織，聯(lián)合質(zhì)量安全監(jiān)管執(zhí)法機(jī)構(gòu)，邀請(qǐng)相關(guān)行業(yè)技術(shù)專家，對(duì)其他參建單位形成文件材料的編制、收集、整理情況進(jìn)行核驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正相關(guān)問(wèn)題。階段性檢查意見(jiàn)及整改情況應(yīng)歸檔備查。

　　第十八條 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案初步驗(yàn)收是公路建設(shè)項(xiàng)目交工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案初步驗(yàn)收或檔案初步驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的交工驗(yàn)收。

　　第十九條 項(xiàng)目檔案初步驗(yàn)收內(nèi)容為交工驗(yàn)收范圍內(nèi)的施工文件、監(jiān)理文件歸檔情況。

　　第二十條 檔案初步驗(yàn)收條件：施工單位、監(jiān)理單位已完成交工驗(yàn)收范圍內(nèi)合同約定的各項(xiàng)內(nèi)容；施工單位、監(jiān)理單位已按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完成項(xiàng)目文件收集、分類(lèi)、組卷、編目等工作；監(jiān)理單位完成對(duì)施工單位項(xiàng)目文件的編制、收集和整理等工作的監(jiān)督和檢查，并向建設(shè)單位提交項(xiàng)目文件質(zhì)量審核意見(jiàn)。

　　第二十一條 建設(shè)單位在項(xiàng)目交工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)施工文件、監(jiān)理文件歸檔情況以會(huì)議形式組織驗(yàn)收，驗(yàn)收會(huì)由建設(shè)單位組織，驗(yàn)收組組長(zhǎng)由建設(shè)單位人員擔(dān)任，驗(yàn)收組成員一般為不少于5人的單數(shù)。

　　第二十二條 初步驗(yàn)收合格的，由驗(yàn)收組出具檔案初步驗(yàn)收意見(jiàn)，作為交工驗(yàn)收文件的一部分；初步驗(yàn)收不合格的，由建設(shè)單位組織相關(guān)單位對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行整改后重新組織驗(yàn)收。

　　第二十三條 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是公路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

　　第二十四條 申請(qǐng)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收條件：

　?。ㄒ唬┮寻匆?guī)定進(jìn)行項(xiàng)目檔案登記。

　?。ǘ┰诮还を?yàn)收階段完成了對(duì)施工、監(jiān)理單位的檔案審查并形成檢查報(bào)告；完成了建設(shè)項(xiàng)目整體檔案自檢工作、自檢發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整改完畢并形成自檢報(bào)告。

　?。ㄈ╉?xiàng)目檔案已按交通行業(yè)主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定完成編制工作。

　　第二十五條 符合檔案專項(xiàng)驗(yàn)收條件的，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)向交通主管部門(mén)提出項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)；申請(qǐng)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，需提交項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、申請(qǐng)表、建設(shè)項(xiàng)目檔案自檢報(bào)告或建設(shè)項(xiàng)目檔案審查意見(jiàn)、檔案案卷目錄。

　　第二十六條 項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收范圍：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中參建單位形成的所有項(xiàng)目檔案。

　　第二十七條 項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的組織

　　經(jīng)交通運(yùn)輸部審批初步設(shè)計(jì)的公路項(xiàng)目，其項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組織根據(jù)交通運(yùn)輸部相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

　　市級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收由市交通主管部門(mén)組織。驗(yàn)收組由市交通主管部門(mén)、市檔案主管部門(mén)、重慶市交通工程檔案館及項(xiàng)目質(zhì)量安全監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位及有關(guān)專家共同組成，組長(zhǎng)由市交通主管部門(mén)人員擔(dān)任，項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組成員一般為不少于5人的單數(shù)。

　　其他公路建設(shè)項(xiàng)目，由項(xiàng)目所在地交通主管部門(mén)組織。

　　第二十八條 專項(xiàng)驗(yàn)收合格的，由驗(yàn)收組出具驗(yàn)收意見(jiàn)，并納入竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；專項(xiàng)驗(yàn)收不合格的，由建設(shè)單位組織相關(guān)單位對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行整改后重新組織驗(yàn)收。

　　第五章 項(xiàng)目檔案的移交

　　第二十九條 項(xiàng)目檔案初步驗(yàn)收合格后，其他參建單位應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目檔案、案卷目錄和案卷編制說(shuō)明向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位在項(xiàng)目通過(guò)竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)，向公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的項(xiàng)目檔案，辦理移交手續(xù)。

　　案卷編制說(shuō)明內(nèi)容包括本合同段項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及案卷數(shù)量、竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說(shuō)明的問(wèn)題。

　　第三十條 移交檔案要求：

　　（一）本辦法頒布之前已交（竣）工項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案未進(jìn)行數(shù)字化掃描的，根據(jù)需要按交通主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定移交紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化掃描的副本；如項(xiàng)目檔案已全部進(jìn)行數(shù)字化掃描，需移交全部檔案的數(shù)字化副本，紙質(zhì)檔案按交通主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。

　?。ǘ┳员巨k法頒布之日起，新交工項(xiàng)目檔案按照要求對(duì)部分檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并按照交通主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定移交紙質(zhì)檔案和項(xiàng)目檔案的數(shù)字化副本。

　?。ㄈ╉?xiàng)目檔案移交前，應(yīng)重新編制檔號(hào)，使用符合國(guó)家和行業(yè)要求的檔案盒等裝具。

　　第三十一條 移交雙方在檔案核對(duì)無(wú)誤后，辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的移交清冊(cè)、簽字等交接手續(xù)。

　　第三十二條 移交單位要制作項(xiàng)目檔案管理卷，即項(xiàng)目概況、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況說(shuō)明、檔案收集整理情況說(shuō)明、交接清冊(cè)等有關(guān)材料組成的專門(mén)案卷，并作為項(xiàng)目檔案歸檔。

　　第三十三條 按照交通運(yùn)輸部相關(guān)要求，需向交通運(yùn)輸部檔案館移交的建設(shè)項(xiàng)目檔案，建設(shè)單位應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行移交。

　　第六章 公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案要求

　　第三十四條 市級(jí)公路建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌組織其他參建單位共同參與積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與項(xiàng)目辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和質(zhì)檢、試驗(yàn)、計(jì)量等業(yè)務(wù)系統(tǒng)互相銜接。應(yīng)對(duì)電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行把關(guān)。電子文件歸檔與電子檔案管理工作應(yīng)納入檔案專項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，符合條件并通過(guò)單套制評(píng)審的建設(shè)項(xiàng)目檔案可按有關(guān)規(guī)定實(shí)行電子檔案單套制管理。

　　第三十五條 部分無(wú)法形成電子檔案的文件，需掃描后傳入檔案管理系統(tǒng)。項(xiàng)目檔案數(shù)字化的掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接等應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）的規(guī)定。數(shù)字化工作參照《重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》，按照檔案接收單位的要求進(jìn)行。數(shù)字化形成的電子檔案要與紙質(zhì)文件內(nèi)容上保持一致，并建立關(guān)聯(lián)，納入驗(yàn)收范圍，做好移交。 

　　第三十六條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向使用單位移交項(xiàng)目電子檔案和查閱工具，同時(shí)向公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)移交列入接收范圍的項(xiàng)目電子檔案。

　　第三十七條 關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理的其他要求按《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28）及國(guó)家和地方相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第七章 附則

　　第三十八條 本辦法由市交通主管部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十九條 本辦法自發(fā)布之日起施行。